Pagina documente » Recente » Gestionarea eficienta a activitatilor echipei de proiect

Despre lucrare

acces premium
Aceasta lucrare poate fi descarcata doar daca ai statut PREMIUM si are scop consultativ. Pentru a descarca aceasta lucrare trebuie sa fii utilizator inregistrat.


Cuprins

?CUPRINS
INTRODUCERE 2
Capitolul I: CONSIDERA?II GENERALE PRIVIND ECHIPELE DE PROIECT 3
1.1. Managerul de echipa 3
1.2. Echipele de proiect 4
1.2.1. Generalitati 4
1.2.2. Tipuri de grupuri 6
1.2.3. Natura echipelor de lucru 7
1.2.4. Scurta istorie a formarii echipelor de lucru 7
1.2.5. Avantajele si dezavantajele echipelor 8
1.3. Evolutia echipelor de proiect 9
Capitolul II: MANAGEMENTUL ECHIPELOR 11
2.1 Etapele de constituire a echipelor 11
2.2. Rolurile in echipa 18
2.3. Teambuidingul 22
2.4. Chestionarul de auto-cunoastere Belbin 23
Capitolul III: STUDIU PRIVIND GESTIONAREA ACTIVITATATII ECHIPEI DE PROIECT IN CADRUL S.C. KARMA S.R.L 27
3.1. Prezentare generala a firmei 27
3.1.1. Date de identificare 27
3.1.2. Domeniul de activitate 27
3.1.3. Personalul 27
3.2. Formarea echipei de proiect ?i gestiunea diversit??ii 29
3.2.1. Etapele dezvoltarii echipei 29
3.2.2. Formarea 29
3.2.3. Etapa de agitatie 30
3.2.4. Normarea 30
3.2.5. Etapa de functionare 30
3.2.6. Întreruperea activitatii 30
3.3. Managemenul activitatii si diversit??ii 31
3.3.1. Managementul eficient al activitatii 31
3.3.2. Managementul eficient al diversitatii 33
CONCLUZII 38
BIBLIOGRAFIE………………………………………………………...…..……44

EXTRAS DIN DOCUMENT

3.2.4. Normarea {p}

3.2.5. Etapa de functionare {p}

3.2.6. Întreruperea activitatii {p}

3.3. Managemenul activitatii si diversit??ii {p}

3.3.1. Managementul eficient al activitatii {p}

3.3.2. Managementul eficient al diversitatii {p}

CONCLUZII {p}

BIBLIOGRAFIE………………………………………………………...…..……44

INTRODUCERE

În mod traditional, proiectele sunt definite ca fiind sarcini cu caracteristici specifice. “Complexitatea” continutului si gradul relativ de noutate, riscul ridicat si importanta strategica pentru intreprinderea orientata pe proiecte sunt caracteristicile specifice proiectelor. Proiectele pot fi intelese drept sarcini cu obiective determinate deoarece acestea sunt planificate, convenite si controlate in concordanta cu termenele, resursele necesare si costurile asociate. Conform teoriei organizarii, proiectele pot fi percepute ca fiind structuri organizatorice temporare necesare derularii proceselor de afaceri cu termen limitat. Ca si alte organizatii, proiectele au o identitate specifica, care se exprima prin: obiective specifice, constructie si structuri organizatorice, procese specifice proiectelor, valoare si relatii cu mediul inconjurator. Proiectele sunt implementate in cazul unor procese relativ unice. Cu cat obiectivele si realizarile prezinta o noutate ridicata, cu atat creste si riscul legat de acestea. Datele din experiente anterioare, la care se poate apela, sunt disponibile doar in mica masura. Proiectul se defineste ca un proces nerepetitiv care realizeaza o cantitate noua, bine definita, in cadrul unor organizatii specializate. Proiectul se caracterizeaza ca o actiune unica, specifica, compusa dintr-o succesiune logica de activitati componente coordonate si controlate, cu caracter inovational de natura diferita, realizat intr-o maniera organizata metodic si progresiv, avind constrangeri de timp, resurse si cost, destinat obtinerii cu succes de noi rezultate complexe, necesare pentru satisfacerea de obiective clar definite. Un proiect reprezinta o organizatie temporara. Datorita acestui caracter temporar, faza initiala si finala a proiectului sunt foarte importante, precum si echipele de proiect si diversitatea ?n echipele de proiect care sunt studiate ?n lucrarea de fat?.

Capitolul I: CONSIDERATII GENERALE PRIVIND ECHIPELE DE PROIECT

1.1. Managerul de echipa

Spre deosebire de managementul traditional, managementul proiectelor se concentreaza cu precadere asupra declansarii si sustinerii schimbarii. Resursele sunt atrase si utilizate dupa necesitati. Managerul de proiect are foarte putin timp liber de a echilibra factorii utilizati, deoarece un proiect este prestabilit in limite fixe, are un termen finit, are o durata, un cost si rezultate prestabilite.

Managerii de proiect trebuie sa manifeste in activitatea lor foarte multa concentrare. Un manager de proiect are foarte putine sanse de corectare a greselii. Marea majoritate a managerilor din cadrul firmei sunt specializati intr-un anumit domeniu. Ei conduc un compartiment in cadrul firmei sau o unitate organizatorica destinata unei functiuni. În schimb, managerul de proiect este un generalist, un om care faciliteaza activitatile din cadrul proiectului si ia decizii in limita proiectului. Foarte rar, managerii de proiect sunt puternic specializati intr-un anumit domeniu. [1 Radu Victor, Manag?m?ntul proi?ct?lor, ?ditura Univ?rsitara, Bucur?sti, 2008 ] Ei au rolul de a-i coordona pe alti specialisti si de a facilita contributia fiecaruia la realizarea proiectului.

Managerii de proiect trebuie sa faca “surfing” printre valurile schimbarii, in timp ce managerii firmei sunt ancorati intr-un port ferit de furtuni. Managerii de proiect trebuie sa organizeze, sa planifice, sa coordoneze activitati din cadrul proiectului intr-un mod diferit de activitatile de zi cu zi ale managerului unei firme.

Conducerea unui proiect solicita din partea managerului de proiect un set divers si unic de calitati si competente.

Dintre calitatile necesare, putem mentiona:

? sa fie familiarizat cu metodele si tehnicile managementului proiectelor

? sa utilizeze fondurile destinate proiectului intr-o maniera in care maximizeaza beneficiile proiectului

? sa stimuleze relatiile de cooperare intre membrii echipei si stakeholderi

? sa identifice riscurile si sa actioneze intr-o maniera ce limiteaza efectele acestora asupra proiectului.

Sarcinile managerului de proiect sunt foarte dificile si stresante. Managerii de proiect sunt relaxati doar cand sunt in asteptarea unui nou proiect sau atunci cand activitatea proiectului se indreapta spre esec. Managerii de proiect exercita o influenta puternica asupra orientarii si succesului proiectului. Pentru a avea succes, managerii de proiect trebuie sa dispuna de cateva competente:

? a conduce o echipa de persoane cu capacitati deosebite

? a comunica cu toate persoanele implicate in realizarea proiectului

? a motiva echipa de proiect, furnizorii si subcontractantii

? a negocia solutiile eficiente pentru a atenua conflicte cauzate de contradictia ce poate apare intre cerintele proiectului si dorintele stakeholderilor.

1.2. Echipele de proiect

1.2.1. Generalitati

Termenul de echipa este un termen comun, inteles in diverse sensuri.

Conform Dex – termenul de echipa de proiect reprezinta un grup de oameni aflati sub conducerea unui sef care indeplineste in acelasi timp o munca sau o actiune comuna.

Grupul reprezinta un ansamblu de persoane reunite (in mod stabil sau temporar) pe baza unei unitati de interese, conceptii, afinitati. Conceptul de echipa nu coincide cu cel de grup.

Într-un grup o persoana actioneaza in mod individual urmarindu-si propriile interse care pot coincide cu cele ale altor persoane. Membrii echipei actioneaza in mod colectiv si unitar urmarind obtinerea unor rezultate asteptate de toti membrii. În cadrul firmelor, grupurile de munca au un puternic caracter functional (departamentul comercial, personal). Aceste grupuri au de regula un singur conducator, iar acesta este stabilit in mod oficial. [2 Constantin?scu Dumitru, Nistor?scu Tudor, Manag?m?ntul proi?ct?lor, Fundam?nt?, m?tod?, t?hnici, ?ditura Sit?ch, Craiova, 2008. ]Echipele din cadrul firmelor sunt orientate spre realizarea sarcinilor.

Conducerea echipei este mai putin formala. Rolul de lider putand reveni succesiv mai multor membrii in functie de gradul de implicare al acestora sau faza in care se afla realizarea sarcinilor. Sedintele echipei iau forma unor dezbateri libere, deschise, concentrate pe solutionarea problemelor. Cu toate acestea exista situatii in care echipele nu functioneaza atat de bine pe cat ar trebui. Acest lucru se intampla atunci cand sunt utilizate in situatii inadecvate, ineficient conduse sau cand initiativa si creativitatea membrilor echipei sunt inhibate. În ciuda acestor neajunsuri, echipele sunt des utilizate in cadrul firmelor si in cadrul proiectelor deoarece echipa reprezinta unul din cele mai flexibile si eficiente mijloace de a conferi angajatilor libertate de actiune si de a-i responsabiliza.

Marimea echipei de proiect – influenteaza in mod direct managementul acesteia. Daca numarul membrilor echipei este prea mare, pot aparea probleme de comunicare si coordonare, dificultati in adoptarea deciziilor si solutionarea problemelor. Daca numarul membrilor echipei este prea mic pot aparea probleme legate de lipsa de experienta, lipsa de competenta sau criza de timp. Se pune intrebarea: care este marimea cea mai potrivita a unei echipe de proiect? Numarul optim depinde de:

? dificultatea activitatilor de proiect

? disponibilitatea persoanelor potrivite

? tipul proiectului

Experienta practica a demonstrat ca daca echipa de proiect este mai mare de 25 de persoane, atunci nu mai putem vorbi de o echipa, ci de o multime. [3 Ti?m?y?r, ?rnst, Proj?kt? ?rfolgr?ich manag?n. M?thod?n, Instrum?nt?, ?rfah-rung?n, B?ltz]Daca numarul membrilor echipei este mai mic de 3 persoane atunci problemele care apar sunt legate de insuficienta fortei de munca. Marea majoritate a specialistilor recomanda ca numarul membrilor echipei sa nu depaseasca 10 persoane. Acesta nu este un numar universal valabil pentru orice proiect. În cazul proiectelor in care implicarea si participarea activa a angajatilor este foarte importanta, numarul membrilor echipei trebuie limitat la 5-7 persoane. Daca dorim sa exploatam la maxim eforturile si creativitatea membrilor, atunci echipa nu trebuie sa depaseasca 6-8 persoane.

În cazul proiectelor cu un numar mare de persoane implicate, pot sau trebuie sa fie organizate mai multe echipe satelit, coordonate de o echipa principala al carui rol esential este sa asigure o coordonare eficienta intre toate echipele satelit. Numarul persoanelor incluse in echipa nu reprezinta singurul factor important in organizarea echipei. Este importanta si componenta acesteia. Membrii unei echipe sunt diferiti, oamenii au comportamente, credinte si forme de comunicare diferite. Unii oameni sunt compatibili intre ei, altii nu. Toata aceasta diversitate face dificila alegerea membrilor potriviti pentru a forma o echipa. Alegerea membrilor nepotriviti poate genera conflicte. Chiar daca componenta este la inceput adecvata, ea nu va fi ferita de dificultati.

Managerii nu au intotdeauna libertatea de a alege membrii echipei de proiect. Ei pot mosteni echipa de la managerul unui proiect anterior sau pot primi componenta acesteia de la managerul general. Exista situatii cand membrii echipei sunt rude cu managerul de proiect sau sunt persoane ce s-au oferit voluntar. Managerul de proiect trebuie sa gaseasca cele mai potrivite cai de a asigura colaborarea intre membrii echipei. Daca managerul de proiect a preluat echipa de la alt manager, el se poate confrunta cu resentimente din partea echipei. Este important ca noul manager sa identifice aceste resentimente din timp si sa convinga membrii echipei ca au nevoie de el asa cum el are nevoie de ei. Din nefericire, in practica, firmele nu acorda atentia necesara formarii echipei. Membrii echipei de proiect sunt selectati pe criterii functionale. Managerii ignora calitatile umane care trebuie sa stea in spatele competentelor functionale.

Motivele care stau la baza atragerii unor noi membrii in echipa tin de disponibilitatea lor, de caracterul lor ingaduitor, faptul ca fac ceea ce li se spune fara a pune intrebari. În aceste cazuri sunt ignorate competentele functionale sau creativitatea persoanei atrase in echipa. [4 Bod?a, C.; Bod?a, V.; Intorsur?anu, I. – “Manag?m?ntul proi?ct?lor”, ?d. Inforc?c, Bucur?sti, 2000, p.101 ]

Pentru formarea unei echipe de succes, managerii trebuie sa alcatuiasca cateva criterii de includere in echipa:

? persoanele atrase in echipa trebuie sa tina detina calitati functionale necesare

? persoanele atrase in echipa trebuie sa demonstreze capacitatea lor de a coopera cu ceilalti in adoptarea deciziilor si solutionarea problemelor

? sa aibe capacitatea de a se integra rapid in echipa.

A identifica persoanele care indeplinesc cerintele necesare nu este o sarcina usoara. Pentru aceasta managerii trebuie sa utilizeze toate informatiile aflate la dispozitie. Trebuie sa afle care a fost comportamentul persoanelor in alte echipe, care a fost randamentul lor in cadrul programelor de perfectionare si pregatire, care este opinia actualilor sau fostilor sefi cu privire la activitatea acestor persoane. Se pot utiliza si chestionare de evaluare a rolurilor din echipa.