Cuprins

Aceasta lucrare poate fi descarcata doar daca ai statut PREMIUM si are scop consultativ. Pentru a descarca aceasta lucrare trebuie sa fii utilizator inregistrat.

Extras din document

CUPRINS
CAP. 1 ACTIVITATEA DE SECRETARIAT 1
1.1. Functia de secretar 1
1.2. Clasificarea functiilor de secretar 5
1.3. Atributii si sarcini ale secretarelor 6
1.4. Calitati si aptitudini ale personalului de secretariat 7
1.4.1. Calitati personale 8
1.4.1. Calitati profesionale 13
CAP. 2 ORGANIZAREA MUNCII DE SECRETARIAT 14
2.1. Forme de organizare a secretariatului 14
2.2. Modul de organizarea a unui birou de secretariat. 16
2.2.1. Notiuni de ergonomie 16
2.2.2. Ambianta la locul de munca si eficienta muncii de secretariat 17
2.3. Echipamente necesare muncii de birou 20
2.4. Corespondenta in munca de secretariat 21
2.5. Instrumente pentru organizarea si evidenta muncii de secretariat 29
CAP. 3 BIROTICA - COMPONENTA A SISTEMULUI INFORMATIONAL 33
3.1. Sistemul informational al intreprinderii 34
3.2. Birotica in sprijinul activitatii de secretariat 35
3.3. Clasarea si arhivarea documentelor cu ajutorul instrumentelor de birotica 41
APLICATIE PRACTICA - INREGISTRAREA CORESPONDETEI 48
Bibliografie 51

Alte date

?Dima IonelaBirotica si Secretariat?

1.1. Functia de secretar

Ce sunt de fapt secretarele? Care sunt atributiile acestora? În ce masura secretariatele pot fi considerate factori de productie? Cum pot ele contribui la buna desfasurare si perfectionare a activitatii economico-sociale in unitatile in care sunt incadrate? Cum pot fie ele evaluate si apreciate? Ce se poate face pentru perfectionarea structurii si activitatii acestora? Care sunt de fapt secretele secretariatelor? Cateva intrebari dintre inca multe altele care se pun, la care incerc sa raspund in cadrul acestei lucrari.

Secretariatul trebuie considerat ca un auxiliar imediat si indispensabil al managerilor, avand ca rol principal preluarea de la acestia – prin delegarea de atributii – a unor sarcini pe care le pot rezolva uneori chiar mai bine). Secretariatul poate contribui la mai buna executare a functiilor de management la toate nivelurile acestuia: prevederea si programarea, organizarea si structurarea activitatii, coordonarea, decizia si controlul etc.

În principal, secretariatul se ocupa de crearea tuturor conditiilor de asigurare a desfasurarii optime a fluxurilor de informatii si decizii. Rolul secretariatului, in general, este considerat a fi secundar, avand un caracter auxiliar, dar in realitate el este indispensabil in desfasurarea unei activitati economico – sociale performante.

În literatura de specialitate (destul de saraca) s-a incercat definirea secretariatelor ca fiind “un nucleu functional, un grup de oameni specializati reuniti sub o autoritate ierarhica (director de secretariat, secretar sef, sef birou secretariate etc.) subordonata la randul ei conducerii unitatii si care are prevazute atributii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrarilor specifice muncii de secretariat” [1 Hascal Adela si Lucretia Preotescu – “Corespondenta economicã si tehnica secretariatului”- Editura Didacticã si Pedagogicã, Bucuresti, 1813, p. 11]

Secretariatele au o serie de atributii specifice: organizarea corespondentei primite sau emise deconducerea unitatii, evidenta, circulatia si clasarea acesteia, organizarea evidentelor operative sau fundamentale in cadrul sistemului informational sau decizional al unitatii, organizarea intalnirilor de lucru, a sedintelor, a unor manifestari stiintifice, asigurarea documentatiei necesare actului decisional, multiplicarea documentelor si materialelor informationale si/sau decizionale, primirea vizitatorilor si a altor solicitanti – potentiali clienti ai firmei.

Functia de secretar presupune omniprezenta secretarului la diferite activitati organizate de conducere, consemnarea lucrarilor respective, prelucrarea, clasarea si arhivarea documentelor rezultate.

Definirea functiei de secretar presupune considerarea cel putin a urmatoarelor elemente: scopul si rolul lor in sistemul general al activitatii economico-sociale si in special in unitatea respectiva; pozitia pe care activitatea de secretariat o detine in contexul general; responsabilitatile pe care acestea le au; gradul de autoritate primita de la manager; relatiile cu toti factorii implicati in respectivul proces al muncii institutiei in care fiinteaza.

Evaluarea functiei de secretar se face printr-un punctaj, acordat in functie de:

? gradul de pregatire de baza si de specialitate-experienta acumulata si manifestata;

? gradul de dificultate si de risc pe care le presupune executarea functiei; priceperea de a lucra cu aparatura din dotare (in mod deosebit cu calculatorul si faxul);

? cunoasterea si practicarea curenta a unei limbi de circulatie internationala.

Activitatea secretariatelor se incadreaza in Regulamentul de Organizare si Functionare a Unitatii (ROF). ROF constituie documentul de baza care reglementeaza si locul, rolul, functiile, relatiile secretariatelor in sistemul general al organizarii si functionarii unitatii. ROF cuprinde si organigramele elaborate la nivelul intregii unitati sau pe componenete, diagramele de circulatie a documentelor, nomenclatorul de atributii, graficele de urmarire a informatiilor si deciziilor.

Executarea functiei de secretariat presupune de asemenea incadrarea in Regulamentul de Ordine (ROI), care cuprinde ansamblul normelor de conduita a tuturor persoanelor implicate in activitatea unitatii respective. Sintetizand, putem afirma ca daca ROF reprezinta problemele de continut ale muncii, ROI se refera la raporturile de munca, cooperarea cu toti factorii cu care, prin natura ei, functia de secretar o presupune – incepand cu colegii de munca si terminand cu colaboratorii din afara unitatii.

Importanta si valoarea muncii de secretariat sunt subliniate si de exemplul semnificativ al unui director care in momentul in care i s-a comunicat de forul tutelar ca se desfiinteaza postul de secretar din schema de functiuni a afirmat: “mai bine renunt la un post de sef de sectie decat la postul de secretar”.

Pentru a sublinia si mai mult coordonatele functiei de secretar mi se pare interesanta si relevenata, in acelasi timp, o stire aparuta in presa, (cotidianul “National” 28.08.88/p.8) pe care o redau mai jos: “La un congres de specialitate desfasurat in Japonia, s-a aprobat introducerea in lista meseriilor periculoase a profesiei de secretara. Desi decizia pare aberanta, specialistii au constatat ca secretarele magnatilor sunt predispuse la crize de nervi, caderi psihice, tentative de sinucidere, din cauza stresului permanent care actioneaza asupra lor. Psihologii au constatat ca in 88% din cazuri isteria sefului se revarsa, cu incarcatura aproape dubla, in constiinta secretarei, care, devine, astfel, victima “telepatica” a superiorului sau”.

La fel de interesanta este si stirea “3,8 milioane $, prima pentru o secretara” (“Libertatea din 8 decembrie 2000 pag. 20), pe care o redau mai jos convinsi fiind ca dincolo de pitorescul informatiei, stirea respectiva cuprinde semnificatii adanci de continut: “2,8 milioane de lire sterline, circa 3,8 milioane $ este suma pe care a primit-o in dar, cu ocazia pensionarii, englezoaica Angela Hudson, 43 ani, din partea lui John Duffield, patronul unei firme de investitii din Londra.

Conform cotidianului britanic “The Sun”, John Duffield a vrut sa-i multumeasca astfel femeii pentru cei 14 ani in care Hudson i-a fost secretara. “Eu sunt un om foarte imprastiat. Fara ajutorul secretarei mele, nu cred ca as gasi nici un act in dezordinea de pe birou. Daca nu era Angela cu siguranta dadeam faliment”.

Imaginea functiei de secretar

Profesiunea de secretar este o profesiune feminina prin natura si traditie.

Este cunoscut faptul ca imaginea functiei de secretar nu este intotdeauna luminoasa, ea fiind de multe ori umbrita de factori subiectivi care nu reusesc sa perceapa locul si rolul secretarei in derularea actului economic. Voi prezenta in continuare cateva considerente despre imaginea profesiei de secretar, argumentate si de parerile unor oameni de seama care cunosc bine munca de secretariat si care au avut amabilitatea de a le exprima public.

Functia de secretar este legata de munca in echipa, actiunile directorului si cele ale secretarei sunt complementare si canalizate spre acelasi scop: crearea unei relatii de parteneriat care sa functioneze in avantajul ambilor. Pentru rezolvarea acestui deziderat este necesar ca atat secretara, cat si directorul sa inteleaga si sa aprecieze cinstit, rolul celuilalt, desigur, in limitele specificatiilor functiei. Secretara moderna este o persoana educata si educabila, care are capacitatea de a comunica verbal sau in scris, de a lucra cu oamenii, de a-i ajuta, si in general, de a-si organiza si controla propria munca.